Organisez un événement d'entreprise réussi
Les étapes pour organiser
un événement d’entreprise
Des objectifs à la logistique : suivez le guide
Étape 1 : Définir les objectifs et le budget de l'événement
Qu’ils soient internes, pour la cohésion d’équipe, ou externes pour un événement client, vos objectifs doivent être clairs. Il est également primordial de définir le budget que vous pouvez y consacrer. Ces deux aspects vous aideront à bien calibrer votre événement.
Étape 2 : Choisir la date et le lieu de l'événement
Vous devez tenir compte de plusieurs facteurs, tels que la disponibilité des invités, la saisonnalité, les facilités d'accès et les coûts associés à la location d’un lieu.
Étape 3 : Définir le programme de l'événement
Il est important de tenir compte des intérêts de votre public cible lors de la définition du programme. L’âge des collaborateurs a également son importance. Cette donnée pourra faire varier le choix d’animations. Activités sportives ou moment convivial autour d’un cocktail ? Le type d’événement est aussi un facteur à prendre en compte. Événement corporate ou lancement de produit ? L’idée sous-jacente étant toujours de marquer les esprits avec un événement d’entreprise original et différenciant.
Étape 4 : Gérer les détails logistiques
La production même de l’événement ne s’invente pas. Elle nécessite une connaissance approfondie du lieu de l’événement, des traiteurs et autres prestataires événementiels. Fort de ses 10 années d’expérience d’organisateur d’événement d’entreprise, SnapEvent, produit une feuille de route ultra détaillée de tout le déroulé de votre soirée d’entreprise. La communication fluide avec notre agence permet une véritable tranquillité d’esprit à la personne chargée de l’organisation.
Les 4 erreurs à éviter lors de l'organisation de votre événement professionnel
Avoir une idée d’événement d’entreprise ne suffit pas !
1. Ne pas définir clairement l'objectif de l'événement
Ne pas définir son objectif est le meilleur moyen de ne pas l’atteindre ! Avant de commencer à planifier votre événement, vous devez savoir exactement ce que vous voulez accomplir et qui est votre public cible. Cela vous aidera à concevoir l'événement de manière optimale.
2. Définir son budget avec légèreté
La définition de son budget est une étape cruciale dans la structure de son événement d’entreprise. Ce dernier va conditionner toute l’ambiance du jour J. Il y a une grande différence entre organiser des soirées privées et planifier un événement d’entreprise de fin d’année. Nous sommes là pour vous accompagner dans le calibrage de votre budget et nous nous efforçons de vous faire des propositions qui respectent ce dernier.
3. Planifier son événement trop tardivement
Organiser un événement d’entreprise, c’est faire appel à de nombreux intervenants : agences, prestataires de soirée clé en main, traiteurs, lieux… Évitez-vous les frayeurs de retard, d’imprévu ou d’indisponibilité et planifiez vos événements professionnels plusieurs mois à l’avance.
4. Ignorer les détails logistiques
Certains détails logistiques peuvent avoir un impact significatif sur votre événement qu’il s’agisse d’un événement interne en entreprise ou d’un cocktail clients. La réussite de votre événement tient à la précision de son organisation.
Comment adapter votre événement
à votre culture d'entreprise
Donnez un visage à votre événement pro grâce au lieu
Le lieu dans lequel vous organisez votre événement d’entreprise donne une véritable identité à celui-ci. Il permet de changer de votre lieu de travail s’il s’agit d’un événement interne d’entreprise ou bien de marquer les esprits de vos clients.
Boire une coupe de champagne sur un rooftop avec une vue imprenable sur les toits de Paris ou la Tour Eiffel est une image de qualité que l’on souhaite sans aucun doute associer à son image de marque. Il est évident que vos choix de prestations événementielles vont être guidés par les valeurs et la culture de l’entreprise, néanmoins, c’est l’événement professionnel lui-même qui est créateur de culture. En effet, créer des souvenirs communs entre ses collaborateurs ou n’importe quelle autre partie prenante est un moteur de culture d’entreprise et est idéal pour fédérer ses équipes.
Il existe plusieurs types d’événements professionnels, pour le cas particulier des séminaires d’entreprise ou des team building, les animations choisies comme les photobooth, la musique live, les jeux d’équipe, etc seront le fil rouge pour renforcer la cohésion d’équipe.
Nos lieux adaptés
pour vos événements d’entreprise
Spécialiste des lieux atypiques depuis 10 ans
Le choix d'un lieu atypique peut donner une touche d'originalité à votre événement et en faire un moment inoubliable pour vos invités. Il peut également offrir des avantages pratiques, tels que des options de restauration plus créatives et une plus grande flexibilité en matière de temps et de mise en place.
Les lieux atypiques peuvent également aider à renforcer le message de votre événement. Si vous organisez un événement sur l'environnement, par exemple, choisir un lieu en plein air peut aider à renforcer le message et à faire passer le message de manière plus efficace.
Enfin, les lieux atypiques peuvent aider à stimuler la créativité et à renforcer la cohésion de l'équipe. En choisissant un lieu inhabituel, les invités peuvent se sentir plus inspirés et engagés dans l'événement, ce qui peut contribuer à renforcer les relations interpersonnelles et à améliorer la dynamique de groupe.
Lorsque vous choisissez un lieu pour votre événement, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs clés pour vous assurer que l'endroit correspond à vos besoins et à ceux de vos invités. Voici quelques éléments à considérer :
- Capacité : assurez-vous que le lieu que vous choisissez peut accueillir le nombre d'invités que vous attendez.
- Accessibilité : assurez-vous que le lieu est facilement accessible pour vos invités.
- Ambiance : le lieu que vous choisissez doit correspondre à l'ambiance que vous voulez créer pour votre événement. Par exemple, si vous organisez un événement formel, un hôtel particulier ou un monument historique peut être le choix parfait, tandis qu'un loft industriel ou une maison de ville peut convenir à une soirée plus décontractée.
Des prestations événementielles à la carte
La question du traiteur
Le choix du traiteur peut avoir un impact significatif sur votre événement d’entreprise et la perception de vos invités. En effet, le cœur de vos invités passe par… leur estomac !
Avant toute chose, choisissez le type de nourriture que vous souhaitez déguster lors de votre événement. Ici encore, si vous souhaitez organiser un événement d’entreprise original, alors vous pourrez opter pour des menus traiteurs venus d’ailleurs. Si l’objectif est plus formel, un cocktail bouchées sera parfait. Le régime alimentaire ou restrictions de vos convives peuvent également vous guider dans votre choix.
Une fois le nombre de convives validés, vous pouvez alors planifier les quantités nécessaires. En général, mieux vaut trop que pas assez.
Chez SnapEvent, nous travaillons avec trois traiteurs partenaires, testés et approuvés par nos équipes Collection.
Créateur d’événements inoubliables
SnapEvent vous accompagne pour l’organisation d’un événement clé en main
Organiser un événement d'entreprise peut être une expérience incroyable, mais cela peut également être stressant si vous ne savez pas par où commencer. Faire appel à une entreprise d’organisation d’événement comme SnapEvent peut vous offrir un soutien professionnel pour vous aider à planifier, organiser et gérer votre événement, ce qui vous permet de vous concentrer sur l’objectif de votre événement et de profiter le jour J.
L’organisation de votre événement d’entreprise commence ici
Prenez quelques minutes pour poser les fondations d’un moment inoubliable !
SnapEvent vous offre une expertise et une expérience précieuses pour planifier et organiser un événement d’entreprise réussi. Nos chefs de projet vous accompagnent à chaque étape de l’organisation de votre événement de la prise de brief au jour J.
Choix du lieu idéal et des traiteurs, coordination des prestataires, gestion de la logistique de l'événement. Nous nous appliquons à créer une ambiance qui reflète l'objectif de votre événement. De plus, la présence de notre Snapper (régisseur lors de l’événement) vous permet de vous concentrer le jour J sur l’objectif de votre événement.
Après avoir envoyé votre brief, une personne de notre équipe prendra contact avec vous afin de mieux comprendre vos attentes et objectifs. C’est le début d’une aventure que nous écrivons à quatre mains !
Ensemble, dessinons votre événement professionnel.
Tout savoir sur l'organisation d'un événement d'entreprise avec SnapEvent
Quels sont les événements d'entreprise ?
Les événements d'entreprise sont des occasions spéciales organisées par une entreprise dans le but de promouvoir la camaraderie, d'encourager le réseautage, de renforcer la cohésion d'équipe, de célébrer les réussites ou de lancer de nouveaux produits ou services.
Ils peuvent prendre la forme de séminaires ou de conférences, d'ateliers, de formations ou de team buildings, de réunions ou d'assemblées générales, de célébrations d'entreprise, de cocktails ou de soirées et bien d'autres. SnapEvent est spécialisé dans l'organisation de tous types d'événements d'entreprise.
Qu'est-ce qu'un événement d'entreprise ?
Un événement d'entreprise est une occasion spéciale organisée par une entreprise dans le but de réaliser divers objectifs tels que renforcer les relations professionnelles, promouvoir la cohésion d'équipe, lancer de nouveaux produits ou services, célébrer les succès, ou encore éduquer et motiver les employés.
Ces événements peuvent varier en taille et en envergure, allant de petites réunions de travail à des conférences internationales ou des foires commerciales. Les événements d'entreprise sont conçus pour atteindre des objectifs spécifiques et peuvent inclure des séminaires, des conférences, des ateliers, des fêtes, des lancements de produits, des réunions de team building, des célébrations et bien d'autres formats en fonction des besoins et des objectifs de l'entreprise organisatrice.
Afin de garantir leur succès, ces événements sont soigneusement planifiés par des professionnels comme SnapEvent et exécutés pour créer des expériences mémorables et significatives pour les participants.
Comment appelle-t-on les événements d'entreprise ?
Les événements d'entreprise peuvent être appelés de différentes manières en fonction de leur nature, de leur objectif et de leur format. Voici quelques termes couramment utilisés pour désigner les événements d'entreprise :
Événements d'Entreprise : c'est le terme général utilisé pour décrire toutes sortes d'événements organisés par une entreprise.
Événements Corporatifs : ce terme est souvent utilisé pour se référer à des événements formels organisés par des entreprises ou des corporations.
Événements d'Entreprise Privés : ces événements sont destinés uniquement aux employés et aux personnes associées à l'entreprise et ne sont pas ouverts au grand public.
Événements d'Affaires : ce terme englobe tous les événements liés aux activités commerciales, y compris les réunions, les conférences et les séminaires.
Événements Professionnels : cela se réfère à des événements destinés à des professionnels dans un secteur spécifique, souvent pour le réseautage et le partage de connaissances.
Événements Institutionnels : ces événements sont organisés par des institutions, comme les universités ou les organismes gouvernementaux, dans un contexte professionnel ou académique.
Événements de Team Building : ce sont des activités organisées dans le but de renforcer la cohésion d'équipe et d'améliorer la collaboration entre les membres d'une équipe ou d'une entreprise.
Événements Promotionnels : ces événements sont souvent liés à des promotions de produits ou de services, y compris les lancements de produits et les offres spéciales.
Événements de Marque : ces événements sont conçus pour renforcer la notoriété de la marque, souvent en créant des expériences mémorables liées à la marque.
Événements d'Incentive : ces événements sont organisés pour motiver les employés ou les partenaires commerciaux en offrant des récompenses ou des incitations pour les performances exceptionnelles.
Ces termes sont parfois utilisés de manière interchangeable, mais chacun peut avoir des nuances spécifiques en fonction du contexte et des objectifs de l'événement. Décrivez votre événement en détail pour que les équipes de SnapEvent identifient bien la typologie d'événement que vous souhaitez pour l'organiser au plus proche de vos attentes.
Qui organise les événements dans une entreprise ?
Les événements dans une entreprise sont généralement organisés par le service des ressources humaines, le service de la communication, le département du marketing. Ces départements peuvent faire appel à des professionnels de l'événementiel externes comme SnapEvent. Le choix du département ou de l'équipe responsable de l'organisation des événements dépend de la taille de l'entreprise, de la nature de l'événement et de ses objectifs spécifiques. Le choix de l'organisateur dépend de la complexité de l'événement, du budget alloué, de la disponibilité des ressources internes et des compétences nécessaires pour garantir le succès de l'événement.
Quels sont les salons et autres événements professionnels d'une entreprise ?
Les entreprises peuvent participer à divers salons et événements professionnels pour promouvoir leurs produits, établir des relations commerciales, générer des leads et rester au fait des dernières tendances de l'industrie. Voici quelques types de salons et d'événements professionnels auxquels une entreprise peut participer :
1. Salons Professionnels : les salons professionnels sont des événements où les entreprises d'un secteur spécifique se réunissent pour présenter leurs produits et services. Les visiteurs peuvent rencontrer des exposants, découvrir de nouveaux produits et technologies, et établir des contacts commerciaux.
2. Foires Commerciales : les foires commerciales sont des événements publics où les entreprises exposent leurs produits aux consommateurs et aux professionnels. C'est l'occasion de faire des démonstrations de produits, d'attirer de nouveaux clients et de vendre des produits directement sur place.
3. Congrès et Conférences : les congrès et les conférences sont des rassemblements professionnels où les experts de l'industrie partagent leurs connaissances lors de présentations et de discussions. C'est l'occasion d'apprendre, de réseauter et d'échanger des idées avec d'autres professionnels du secteur.
4. Salons de l'Industrie : les salons de l'industrie sont des événements spécifiques à un secteur particulier, où les entreprises peuvent exposer leurs produits et services à un public cible très spécifique, ce qui facilite le réseautage avec des partenaires commerciaux pertinents.
5. Salons Internationaux : les salons internationaux attirent des exposants et des visiteurs du monde entier. Ils offrent l'opportunité de développer des relations commerciales internationales, d'explorer de nouveaux marchés et de comprendre les tendances mondiales.
6. Salons Virtuels et Webinaires : avec l'avènement de la technologie en ligne, de nombreux salons et événements professionnels se déroulent désormais virtuellement. Les salons virtuels et les webinaires permettent aux entreprises de participer à des événements en ligne, de présenter des produits et de se connecter avec un public mondial.
7. Séminaires et Ateliers : les séminaires et les ateliers sont des événements plus petits et plus interactifs où les participants peuvent acquérir des compétences spécifiques, poser des questions et interagir de manière plus étroite avec les experts de l'industrie.
8. Petits-Déjeuners et Déjeuners d'Affaires : les petits-déjeuners et les déjeuners d'affaires sont des événements informels où les professionnels se rencontrent pour discuter de sujets spécifiques, échanger des idées et établir des contacts.
La participation à ces événements permet aux entreprises de renforcer leur présence sur le marché, d'établir des relations professionnelles, de générer des leads et de rester compétitives en se tenant au courant des dernières tendances et innovations de l'industrie. SnapEvent peut vous aider à organiser votre propre rencontre avec les professionnels de votre secteur.
Comment organiser un événement d'entrerpise ?
Organiser un événement d'entreprise demande une planification minutieuse et une exécution efficace. Voici un guide étape par étape pour vous aider à organiser un événement d'entreprise réussi :
1. Définissez l'Objectif de l'Événement : clarifiez l'objectif de votre événement. Que ce soit pour le réseautage, le lancement d'un produit, la formation, ou la célébration d'une réalisation, un objectif clair vous guidera tout au long du processus.
2. Établissez un Budget : définissez un budget réaliste pour votre événement. Cela vous aidera à prendre des décisions éclairées concernant les lieux, la restauration, le divertissement et d'autres aspects de l'événement.
3. Créez une Équipe Organisatrice : constituez une équipe responsable de l'organisation de l'événement. Assignez des tâches spécifiques à chaque membre de l'équipe pour assurer une coordination efficace. Faites-vous aider par des professionnels comme SnapEvent.
4. Choisissez un Lieu Approprié : sélectionnez un lieu en fonction du nombre d'invités, de l'accessibilité, du budget et de la commodité. Assurez-vous que l'espace est adapté à l'objectif de votre événement. Demandez conseil aux équipes de SnapEvent pour vous aiguiller.
5. Gérez les Fournisseurs : SnapEvent s'occupe de la collaboration avec les fournisseurs.
6. Planifiez le Programme de l'Événement : élaborez un programme détaillé, y compris les discours, les présentations, les activités et le divertissement. Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour chaque segment.
7. Gérez les Invitations et les Participants : envoyez les invitations à l'avance, suivez les confirmations et gérez les listes de participants. Prévoyez des badges pour faciliter le réseautage.
8. Assurez-vous de la Logistique : organisez le transport si nécessaire, prévoyez le stationnement, et assurez-vous que toutes les commodités sont en place (toilettes, vestiaires, etc.).
9. Préparez-vous à la Technologie : assurez-vous que l'équipement audiovisuel fonctionne correctement pour les présentations. Prévoyez un support technique en cas de problème.
10. Coordonnez l'Accueil et le Déroulement : ayez une équipe d'accueil pour recevoir les invités. Affectez des personnes responsables de guider les participants tout au long de l'événement.
11. Obtenez les Retours d'Information : après l'événement, envoyez des enquêtes de satisfaction pour recueillir les commentaires des participants. Utilisez ces informations pour améliorer les futurs événements.
12. Faites un Suivi : envoyez des remerciements aux participants et aux intervenants. Évaluez les performances de l'événement par rapport à ses objectifs initiaux.
Organiser un événement d'entreprise réussi demande une planification approfondie, une communication claire et une gestion efficace de tous les aspects logistiques. Soyez flexible pour faire face aux imprévus et assurez-vous que les participants passent un moment mémorable et bénéfique.
Pourquoi organiser un événement d'entreprise ?
Organiser un événement d'entreprise offre de nombreux avantages et peut être une stratégie puissante pour atteindre divers objectifs organisationnels. Voici quelques raisons pour lesquelles les entreprises choisissent d'organiser des événements d'entreprise :
1. Réseautage : les événements offrent une plateforme pour établir et renforcer les relations professionnelles. Ils permettent aux entreprises de rencontrer des clients potentiels, des partenaires commerciaux, et d'autres parties prenantes clés.
2. Promotion des Produits et Services : les événements permettent de présenter de nouveaux produits ou services à un public ciblé. Les démonstrations en direct et les présentations peuvent aider à susciter l'intérêt et à générer des ventes.
3. Renforcement de la Cohésion d'Équipe : les événements de team building peuvent renforcer la cohésion d'équipe, améliorer la communication entre les membres et renforcer l'esprit d'équipe. Ils peuvent aussi améliorer la satisfaction au travail et la motivation des employés.
4. Formation et Développement : les séminaires, les ateliers et les conférences offrent des opportunités d'apprentissage et de développement professionnel pour les employés. Ils peuvent acquérir de nouvelles compétences, se tenir au courant des dernières tendances et améliorer leur expertise.
5. Lancement de Produits : les événements sont un moyen efficace de lancer de nouveaux produits ou services sur le marché. Ils offrent une visibilité accrue et permettent aux clients de voir, toucher et essayer les nouveaux produits.
6. Renforcer la Notoriété de la Marque : les événements de marque peuvent aider à renforcer la notoriété de l'entreprise. Une exposition positive lors d'un événement peut améliorer la perception de la marque et renforcer la confiance des clients.
7. Éducation et Sensibilisation : les événements éducatifs, tels que les conférences et les ateliers, peuvent être utilisés pour sensibiliser le public à des questions importantes ou à des sujets spécifiques liés à l'industrie de l'entreprise.
8. Récompenses et Reconnaissances : les événements peuvent servir de plateforme pour reconnaître et récompenser les employés, les partenaires ou les clients fidèles. Cela peut renforcer la loyauté et encourager l'engagement continu.
9. Créer des Opportunités de Vente : les événements professionnels, comme les salons et les foires commerciales, peuvent créer des opportunités directes de vente en mettant en relation les vendeurs avec des clients potentiels intéressés par les produits ou services.
Définissez bien vos objectifs et partagez-les avec SnapEvent pour organiser un événement d'entreprise sur mesure qui répond à vos besoins.
Pourquoi des événements d'entreprise sont importants ?
Les événements d'entreprise sont importants pour plusieurs raisons stratégiques et pratiques qui contribuent au succès global d'une entreprise.
Les événements d'entreprise sont importants car ils renforcent les relations, favorisent la croissance commerciale, encouragent l'innovation, contribuent à la fidélisation client et à l'engagement des employés, et améliorent la visibilité et la réputation de l'entreprise. Ils sont un investissement stratégique dans la réussite à long terme de toute organisation, c'est pourquoi faire appel à des professionnels comme SnapEvent est essentiel afin d'obtenir les résultats recherchés.
Pourquoi organiser des événements d'entreprise ?
Organiser des événements d'entreprise est crucial pour plusieurs raisons importantes qui contribuent à la croissance et au succès global de l'entreprise.
Organiser des événements d'entreprise est essentiel pour établir des relations solides, promouvoir la marque, générer des opportunités de vente, stimuler l'innovation, motiver les employés, améliorer la communication interne et externe, surveiller la concurrence, améliorer l'image de l'entreprise et favoriser l'innovation produit. Ces événements sont des investissements stratégiques qui contribuent à la croissance et à la réussite à long terme de l'entreprise.
Définissez vos objectifs et partagez-les avec SnapEvent pour organiser un événement qui répond à vos attentes.