Organisez un événement d'entreprise réussi
Les étapes pour organiser
un événement d’entreprise
Des objectifs à la logistique : suivez le guide
Étape 1 : Définir les objectifs et le budget de l'événement
Qu’ils soient internes, pour la cohésion d’équipe, ou externes pour un événement client, vos objectifs doivent être clairs. Il est également primordial de définir le budget que vous pouvez y consacrer. Ces deux aspects vous aideront à bien calibrer votre événement.
Étape 2 : Choisir la date et le lieu de l'événement
Vous devez tenir compte de plusieurs facteurs, tels que la disponibilité des invités, la saisonnalité, les facilités d'accès et les coûts associés à la location d’un lieu.
Étape 3 : Définir le programme de l'événement
Il est important de tenir compte des intérêts de votre public cible lors de la définition du programme. L’âge des collaborateurs a également son importance. Cette donnée pourra faire varier le choix d’animations. Activités sportives ou moment convivial autour d’un cocktail ? Le type d’événement est aussi un facteur à prendre en compte. Événement corporate ou lancement de produit ? L’idée sous-jacente étant toujours de marquer les esprits avec un événement d’entreprise original et différenciant.
Étape 4 : Gérer les détails logistiques
La production même de l’événement ne s’invente pas. Elle nécessite une connaissance approfondie du lieu de l’événement, des traiteurs et autres prestataires événementiels. Fort de ses 10 années d’expérience d’organisateur d’événement d’entreprise, SnapEvent, produit une feuille de route ultra détaillée de tout le déroulé de votre soirée d’entreprise. La communication fluide avec notre agence permet une véritable tranquillité d’esprit à la personne chargée de l’organisation.
Les 4 erreurs à éviter lors de l'organisation de votre événement professionnel
Avoir une idée d’événement d’entreprise ne suffit pas !
1. Ne pas définir clairement l'objectif de l'événement
Ne pas définir son objectif est le meilleur moyen de ne pas l’atteindre ! Avant de commencer à planifier votre événement, vous devez savoir exactement ce que vous voulez accomplir et qui est votre public cible. Cela vous aidera à concevoir l'événement de manière optimale.
2. Définir son budget avec légèreté
La définition de son budget est une étape cruciale dans la structure de son événement d’entreprise. Ce dernier va conditionner toute l’ambiance du jour J. Il y a une grande différence entre organiser des soirées privées et planifier un événement d’entreprise de fin d’année. Nous sommes là pour vous accompagner dans le calibrage de votre budget et nous nous efforçons de vous faire des propositions qui respectent ce dernier.
3. Planifier son événement trop tardivement
Organiser un événement d’entreprise, c’est faire appel à de nombreux intervenants : agences, prestataires de soirée clé en main, traiteurs, lieux… Évitez-vous les frayeurs de retard, d’imprévu ou d’indisponibilité et planifiez vos événements professionnels plusieurs mois à l’avance.
4. Ignorer les détails logistiques
Certains détails logistiques peuvent avoir un impact significatif sur votre événement qu’il s’agisse d’un événement interne en entreprise ou d’un cocktail clients. La réussite de votre événement tient à la précision de son organisation.
Comment adapter votre événement
à votre culture d'entreprise
Donnez un visage à votre événement pro grâce au lieu
Le lieu dans lequel vous organisez votre événement d’entreprise donne une véritable identité à celui-ci. Il permet de changer de votre lieu de travail s’il s’agit d’un événement interne d’entreprise ou bien de marquer les esprits de vos clients.
Boire une coupe de champagne sur un rooftop avec une vue imprenable sur les toits de Paris ou la Tour Eiffel est une image de qualité que l’on souhaite sans aucun doute associer à son image de marque. Il est évident que vos choix de prestations événementielles vont être guidés par les valeurs et la culture de l’entreprise, néanmoins, c’est l’événement professionnel lui-même qui est créateur de culture. En effet, créer des souvenirs communs entre ses collaborateurs ou n’importe quelle autre partie prenante est un moteur de culture d’entreprise et est idéal pour fédérer ses équipes.
Il existe plusieurs types d’événements professionnels, pour le cas particulier des séminaires d’entreprise ou des team building, les animations choisies comme les photobooth, la musique live, les jeux d’équipe, etc seront le fil rouge pour renforcer la cohésion d’équipe.
Nos lieux adaptés
pour vos événements d’entreprise
Spécialiste des lieux atypiques depuis 10 ans
Le choix d'un lieu atypique peut donner une touche d'originalité à votre événement et en faire un moment inoubliable pour vos invités. Il peut également offrir des avantages pratiques, tels que des options de restauration plus créatives et une plus grande flexibilité en matière de temps et de mise en place.
Les lieux atypiques peuvent également aider à renforcer le message de votre événement. Si vous organisez un événement sur l'environnement, par exemple, choisir un lieu en plein air peut aider à renforcer le message et à faire passer le message de manière plus efficace.
Enfin, les lieux atypiques peuvent aider à stimuler la créativité et à renforcer la cohésion de l'équipe. En choisissant un lieu inhabituel, les invités peuvent se sentir plus inspirés et engagés dans l'événement, ce qui peut contribuer à renforcer les relations interpersonnelles et à améliorer la dynamique de groupe.
Lorsque vous choisissez un lieu pour votre événement, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs clés pour vous assurer que l'endroit correspond à vos besoins et à ceux de vos invités. Voici quelques éléments à considérer :
- Capacité : assurez-vous que le lieu que vous choisissez peut accueillir le nombre d'invités que vous attendez.
- Accessibilité : assurez-vous que le lieu est facilement accessible pour vos invités.
- Ambiance : le lieu que vous choisissez doit correspondre à l'ambiance que vous voulez créer pour votre événement. Par exemple, si vous organisez un événement formel, un hôtel particulier ou un monument historique peut être le choix parfait, tandis qu'un loft industriel ou une maison de ville peut convenir à une soirée plus décontractée.
Des prestations événementielles à la carte
La question du traiteur
Le choix du traiteur peut avoir un impact significatif sur votre événement d’entreprise et la perception de vos invités. En effet, le cœur de vos invités passe par… leur estomac !
Avant toute chose, choisissez le type de nourriture que vous souhaitez déguster lors de votre événement. Ici encore, si vous souhaitez organiser un événement d’entreprise original, alors vous pourrez opter pour des menus traiteurs venus d’ailleurs. Si l’objectif est plus formel, un cocktail bouchées sera parfait. Le régime alimentaire ou restrictions de vos convives peuvent également vous guider dans votre choix.
Une fois le nombre de convives validés, vous pouvez alors planifier les quantités nécessaires. En général, mieux vaut trop que pas assez.
Chez SnapEvent, nous travaillons avec trois traiteurs partenaires, testés et approuvés par nos équipes Collection.
Créateur d’événements inoubliables
SnapEvent vous accompagne pour l’organisation d’un événement clé en main
Organiser un événement d'entreprise peut être une expérience incroyable, mais cela peut également être stressant si vous ne savez pas par où commencer. Faire appel à une entreprise d’organisation d’événement comme SnapEvent peut vous offrir un soutien professionnel pour vous aider à planifier, organiser et gérer votre événement, ce qui vous permet de vous concentrer sur l’objectif de votre événement et de profiter le jour J.
L’organisation de votre événement d’entreprise commence ici
Prenez quelques minutes pour poser les fondations d’un moment inoubliable !
SnapEvent vous offre une expertise et une expérience précieuses pour planifier et organiser un événement d’entreprise réussi. Nos chefs de projet vous accompagnent à chaque étape de l’organisation de votre événement de la prise de brief au jour J.
Choix du lieu idéal et des traiteurs, coordination des prestataires, gestion de la logistique de l'événement. Nous nous appliquons à créer une ambiance qui reflète l'objectif de votre événement. De plus, la présence de notre Snapper (régisseur lors de l’événement) vous permet de vous concentrer le jour J sur l’objectif de votre événement.
Après avoir envoyé votre brief, une personne de notre équipe prendra contact avec vous afin de mieux comprendre vos attentes et objectifs. C’est le début d’une aventure que nous écrivons à quatre mains !
Ensemble, dessinons votre événement professionnel.