Guide complet pour organiser
votre événement presse
Pourquoi organiser un événement presse ?
Les événements presse jouent un rôle clé dans la stratégie de communication d’une entreprise. Ils permettent de présenter des nouveautés, de renforcer des messages clés et d'établir une relation directe avec les journalistes.
Un événement presse bien organisé est un levier puissant pour accroître la visibilité médiatique. En créant un moment fort et mémorable, ces événements renforcent la notoriété de la marque et améliorent ainsi sa crédibilité et son image auprès du public et des professionnels du secteur.
Définir les objectifs, la date et le lieu
Étape 1 : objectifs
Avant d’organiser votre événement, il est essentiel de définir clairement le message que vous souhaitez transmettre. Ce message doit être en parfaite harmonie avec la stratégie de communication de votre entreprise. Pour un lancement d’un produit, l’annonce d’une collaboration ou l’ouverture d’un site, il doit être percutant et significatif.
Ensuite, identifiez le public cible de l’événement. Cela peut inclure des partenaires, des clients potentiels, des influenceurs ou des acteurs clés de votre secteur. En connaissant précisément votre audience, vous pourrez adapter le contenu et le format de l’événement pour maximiser son impact.
Enfin, il est important de formuler des objectifs précis : susciter l’intérêt de nouveaux clients, renforcer l’image de la marque, ou créer des partenariats stratégiques. Ces objectifs orienteront l’organisation de l’événement et vous permettront d’en mesurer le succès.
Étape 2 : date & lieu
Le choix de la date est une étape clé pour assurer le succès de votre événement. Il est important de sélectionner une période où l’attention de votre public cible sera pleinement disponible. Évitez les périodes creuses, comme les vacances ou les moments de forte activité dans votre secteur, pour garantir un meilleur taux de participation.
Le lieu de l’événement doit également être choisi avec soin. Il doit être en adéquation avec l’image de votre entreprise et le message que vous souhaitez véhiculer. Avec SnapEvent, vous pouvez facilement trouver des lieux événementiels adaptés pour créer l’ambiance parfaite et mettre en valeur votre entreprise.
Gérer la communication et les médias
Étape 3 : contenu & supports de communication
Rédiger un communiqué de presse percutant est essentiel. Il doit être clair, concis et mettre en avant les informations clés, tout en intégrant une citation marquante pour humaniser le message.
Le dossier de presse doit fournir des informations détaillées : présentation de l’entreprise, biographies des intervenants et données clés. Il doit être bien structuré pour permettre une consultation rapide.
Les supports visuels, comme des présentations, vidéos ou infographies, enrichissent votre message et captent l'attention. Ces éléments facilitent la compréhension et renforcent l'impact de votre communication.
Étape 4 : médias & relations presse
Pour maximiser la couverture de votre événement, il est important de constituer ou actualiser une base de données médias ciblée. Identifiez les journalistes, influenceurs et blogueurs pertinents en fonction de votre secteur d’activité. Vous pouvez aussi utiliser des plateformes spécialisées pour obtenir des contacts actualisés.
Rédigez une invitation claire et attractive, mettant en avant l'intérêt de l'événement pour les médias. Assurez-vous que l’invitation soit professionnelle, concise et qu’elle mette en lumière les points forts de l’événement.
Le suivi est essentiel pour garantir une bonne participation. N’hésitez pas à relancer les contacts quelques jours après l’envoi de l’invitation, en personnalisant vos messages pour rappeler l’importance de l’événement et susciter l’intérêt des invités.
Organiser la logistique et les animations
Étape 5 : logistique
Pour assurer le bon déroulement de votre événement, établissez un programme détaillé. Précisez les horaires, les interventions, les animations et les moments clés afin de garantir une gestion fluide de l’événement.
Veillez à la mise en place des aspects techniques essentiels : sonorisation, éclairage, projection et accès Internet. Assurez-vous que tout fonctionne correctement avant le début de l’événement pour éviter les imprévus.
L’accueil des invités est une étape importante. Prévoyez un système d’inscription efficace, des badges pour faciliter l’identification et une signalisation claire pour guider les participants sur place. Un accueil soigné renforce l'image professionnelle de l'événement.
Étape 6 : animations
Pour des interventions percutantes, préparez vos prises de parole avec soin. Adoptez un ton dynamique et assurez-vous que le message est clair et captivant. Utilisez des anecdotes ou des exemples concrets pour rendre votre présentation plus engageante.
Encouragez l’interactivité en intégrant des sessions de questions-réponses e des ateliers pratiques. Cela permet d’impliquer les invités et de renforcer l’impact du message.
Respectez scrupuleusement le timing du programme pour maintenir l’attention et éviter de perdre l’intérêt des participants. Un déroulement fluide et ponctuel est essentiel pour garantir la réussite
Suivre le post-événement
Étape 7 : Après-événement
Après l'événement, il est essentiel de maintenir une bonne relation avec les participants en envoyant des messages de remerciements personnalisés. Cela montre votre gratitude et renforce l'engagement.
Partagez également les supports de l’événement, tels que les présentations, photos et vidéos, pour prolonger l'expérience et permettre à chacun de revisiter les moments clés.
Enfin, analysez les retombées de l'événement en mesurant la couverture médiatique obtenue et en recueillant les feedbacks des participants. Cette analyse vous permettra d’évaluer le succès de l'événement et d'identifier les axes d'amélioration pour les futurs événements.
Réussir votre événement presse avec SnapEvent
Réussir un événement presse nécessite une préparation minutieuse à chaque étape. Cela commence par la définition d'objectifs clairs, la sélection d'une date et d'un lieu stratégiques, puis la création de contenus et supports adaptés. Inviter les médias et gérer les relations presse, ainsi que coordonner la logistique et l’animation de l’événement, sont des éléments essentiels pour garantir son succès. Enfin, un suivi post-événement efficace, incluant des remerciements et l’analyse des retombées, permettra de mesurer l'impact et de maintenir une relation durable avec vos contacts.
Si vous souhaitez bénéficier d'un accompagnement professionnel et personnalisé pour organiser un événement presse réussi, n'hésitez pas à contacter SnapEvent. Notre équipe vous guidera dans chaque étape pour garantir un événement parfaitement orchestré et une visibilité optimale pour votre marque.
Témoignage client
Étude de cas – Journées presse pour l’agence Nathalie Lavirotte
Deux fois par an, Aurélie Craquelin, co-gérante de l’agence Nathalie Lavirotte, organise des journées presse rassemblant entre 90 et 120 journalistes. Son objectif : surprendre et captiver, à chaque édition, dans un lieu nouveau, central, et parfaitement adapté au format.
Pour y parvenir, elle s’appuie sur un chef de projet dédié chez SnapEvent, qui comprend rapidement ses attentes et lui propose des lieux ciblés, efficaces, et à fort potentiel de mise en scène. L’organisation est fluide, renforcée par une relation de confiance entre SnapEvent et les propriétaires, ce qui sécurise la production de l’événement.
À chaque édition, les événements répondent pleinement aux objectifs fixés. La réactivité, la qualité du suivi et l’efficacité du service font toute la différence dans un secteur aussi exigeant que l’événementiel.
« Chaque lieu correspondait à la perfection à nos attentes. Pour moi, SnapEvent c’est un vrai gain de temps. Réactivité, accompagnement, efficacité du service sont les adjectifs qui me viennent à l'esprit quand on me parle de SnapEvent. »
— Aurélie Craquelin, agence Nathalie Lavirotte
SnapEvent, bien plus qu'un simple service d'organisation d'événements d'entreprise
Une approche singulière et novatrice, visant à créer des expériences mémorables et impactantes.
Nos lieux d'exception possèdent un charme tout à fait inédit, prêts à émerveiller vos invités dès leur arrivée. Nos espaces sont soigneusement choisis pour offrir une atmosphère qui garantit une expérience extraordinaire à chaque instant.
En optant pour SnapEvent, vous choisissez un partenaire de confiance, dévoué à chaque étape du processus d'organisation de vos événements d'entreprise. Notre équipe d'experts est là pour vous accompagner de manière humaine et personnalisée, en mettant à votre disposition toute son expertise et son attention aux détails. Du premier contact à la clôture de votre événement, nous sommes à vos côtés pour garantir que chaque aspect de votre événement soit pris en charge avec le plus grand soin.
Événements sur mesure : votre vision, notre réalisation. Une expérience unique, un partenariat dédié et une personnalisation sur mesure, tout en embrassant une approche qui place l'excellence et l'impact au cœur de chaque événement. Faites de chaque moment un souvenir inoubliable avec SnapEvent, et laissez-nous rendre vos événements d'entreprise exceptionnels.
Organiser un événement presse réussi, c’est conjuguer le bon lieu, le bon format et une communication claire pour capter l’attention des journalistes et des influenceurs. Vous lancez un produit, annoncez une collaboration ou souhaitiez créer un moment de marque fort ? Voici les réponses aux questions que nos clients nous posent le plus souvent pour garantir la réussite de leur événement.
Comment choisir le bon format pour mon événement presse ?
Le bon format dépend avant tout de votre objectif :
Pour un lancement produit, privilégiez une présentation dynamique avec des démonstrations ou des expériences immersives. Pour une annonce institutionnelle, un petit-déjeuner presse ou une table ronde conviendra mieux. Pour une activation plus lifestyle, misez sur un moment informel : afterwork, brunch, atelier…
Nous vous aidons à traduire votre brief en un format cohérent avec votre message et les attentes de votre cible !
Quels sont les éléments essentiels d’un communiqué de presse efficace ?
Un bon communiqué de presse doit aller à l’essentiel.
Commencez par un titre accrocheur et informatif, suivi d’un chapeau clair qui résume l’annonce. Le corps du texte doit répondre aux fameuses 5W : Who, What, When, Where, Why. N’oubliez pas d’y intégrer des visuels de qualité et vos informations de contact.
Comment gérer les imprévus lors d’un événement presse ?
Même avec la meilleure organisation, un imprévu peut toujours survenir : météo, retard d’un intervenant, problème technique…
Pour limiter leur impact, prévoyez toujours un plan B dès la conception de l’événement (lieu couvert, prestataires flexibles, horaires ajustables). Le jour J, un régisseur ou coordinateur événementiel peut être présent pour assurer le bon déroulement et réagir rapidement si nécessaire.
Notre expérience terrain nous permet d’être réactifs, discrets et efficaces, même en cas d’aléas.